مدیریت زمان چیست؟
در دنیای پرمشغلۀ امروزی همه از کمبود زمان حرف می‌زنند در حالی که مشکلی به نام کمبود زمان وجود ندارد و فقط کافی است که هر کس در هر زمینه‌ای که مشغول است مدیریت زمان را یاد بگیرد. شبانه‌روز فرصتی یکسان است که در اختیار تمام انسان‌ها قرار گرفته است. عده‌ای از هر ثانیۀ آن برای افزایش درآمدشان استفاده می‌کنند و مدام موفق‌تر می‌شوند. عده‌ای هم هنوز اذعان دارند که اگر وقت داشتند آن‌ها هم به این اندازه از ثروت و موفقیت می‌رسیدند.
اصول مدیریت زمان براساس نظم بخشیدن به فعالیت‌ها، برنامه‌ریزی برای آن‌ها و زمان‌بندی برای هر کدام از آن‌هاست. مدیریت زمان از میزان استرستان می‌کاهد و کمک می‌کند بدون اینکه فشاری به خود وارد کنید تمام وظایفتان را انجام دهید و در مسیر اهدافتان رو به جلو بروید.
چرا دچار کم بود زمان می شویم؟
اگر فکر می‌کنید در روزهای آینده نسبت به امروز مشغلۀ کمتری خواهید داشت سخت در اشتباهید. روزانه کارهای زیادی وجود دارد که فقط شما از پس انجام آن‌ها برمی‌آیید و چه پیش‌بینی‌شان کرده باشید چه نکرده باشید وقتتان را پر خواهند کرد. افرادی که زمانشان را مدیریت نمی‌کنند همواره در این وضعیت سر شلوغی باقی می‌مانند و نمی‌توانند برای اهدافشان اقدامی کنند چون بیش از حد مشغول کارهای بیهوده و عجله‌ای هستند.
حتی بسیاری از گویندگان و سخنرانان هم گاهی دچار کمبود زمان می‌شوند. آن‌ها شروع به صحبت می‌کنند و بی‌توجه به زمان ادامه می‌دهند. ناگهان به خود می‌آیند و می‌بینند که وقت پایان یافته و هنوز نکات زیادی باقی است که نتوانسته‌اند در میان صحبت‌هایشان به آن مطالب بپردازند. این چنین افرادی حتی اگر صدایی رسا و لحنی گیرا داشته باشند باز هم نیاز به آموزش سخنرانی دارند تا بتوانند مهارت خود را افزایش دهند و در همان مدت زمانی که در اختیار دارند تمام مطالبشان را به گوش شنوندگان برسانند. هرسال تریبون مسابقه‌ای ترتیب داده است. افراد ماهر در زمینۀ سخنرانی می‌توانند در مسابقۀ سخنرانی تریبون شرکت کنند. در این مسابقه پارامترهای مختلفی ارزیابی می‌شود و البته که مدیریت زمان در سخنرانی از جملۀ این پارامترهاست.
راه های مدیریت زمان
راه‌های زیادی برای مدیریت زمان وجود دارد که هر کس در هر زمینه‌ای که مشغول است با توجه به این راهکارها می‌تواند زمانش را مدیریت کند و از بیهوده تلف شده ساعات روزانه‌اش جلوگیری کند. یکی از این راهکارها این است که در طول شبانه روز 7 تا 8 ساعت بخوابید. بسیاری افراد بر این باورند که اگر کم بخوابند بیشتر به کارهایشان میرسند در حالی که اصلاً این‌طور نیست. در قانون مدیریت زمان چیزی به نام کم خوابی یا بی‌خوابی وجود ندارد. زمان خواب اگر استاندارد باشد فرد با انرژی بیشتری به کارها می‌رسد و چون به اندازه خوابیده می‌تواند روی تمامی کارهایش تمرکز کند.
راهکار بعدی این است که اولویت بندی کنید و کارهای سخت‌تر را تا جایی که امکان دارد در ابتدای روز انجام دهید. این روش باعث می‌شود از نظر فکری آرامش داشته باشید و در ادامۀ روز به سراغ کارهای آسان‌تر بروید.
برنامه‌ریزی راهکار بسیار مهم بعدی است که در مدیریت زمان اهمیت بسیار زیادی دارد. کسانی که بدون برنامه ادعای مدیریت کردن زمان خود را دارند به زودی به دلیل حجم عظیم کارها دچار سردرگمی خواهند شد. داشتن برنامه کمک می‌کند افکار و وظایفتان را سازماندهی کنید و بدون استرس به انجام آن‌ها بپردازید. در حین برنامه‌ریزی افراط نکنید و برنامه را آنقدر سنگین نچینید که از پسش برنیایید. قرار نیست یک شبه یا یک هفته‌ای یا حتی یک ماهه به تمام کارهای عقب مانده برسید اما مطمئن باشید که اگر طبق برنامه پیش بروید کم کم از این حجم انبود کاسته خواهد شد.
مدیریت زمان در کار
مدیریت زمان یکی از ضروری‌ترین کارهایی است که هر کس در هر حرفه‌ای مشغول است باید انجامش دهد. 24 ساعت شبانه‌روز برای همه یکسان است و این ما هستیم که تصمیم می‌گیریم از آن به درستی استفاده کنیم یا هدرش بدهیم. افرادی که در محیط کارشان زمان را مدیریت می‌کنند بسیار زودتر از مابقی همکارانشان به موفقیت میرسند چون کارهای عقب افتاده ندارند و همواره توانایی انجام کارهای فوری و ضروری را دارند.
در اینجا به 5 تکنیک کاربردی برای مدیریت زمان در کار می‌پردازیم:
- نوشتن برنامۀ روزانه: در محیط‌های کاری معمولاً برنامۀ ماهانه‌ای وجود دارد که افراد باید در طول ماه آن را انجام دهند. خوب است که چنین برنامه‌ای وجود دارد و می‌شود سرعت انجام کار را سنجید اما مسئله اینجاست که فرد هنوز مشخص نکرده که در طول روز قرار است چه کارهایی انجام دهید و همین امر موجب سردرگمی او در طول روز می‌شود. بهتر است برای مدیریت زمان هر روز وظایفی را که باید انجام دهید، مکتوب کنید. به این ترتیب دقیقاً می‌دانید که چه باید بکنید و از برنامه‌های بلندمدت عقب نمی‌مانید.
- مشخص کردن زمان برای هر فعالیت: وقتی برنامۀ روزانه را نوشتید برای هر فعالیت روزتان زمانی مشخص کنید. اگر این کار را نکنید ممکن است برای یک فعالیت بیش از حد وقت بگذارید و از دیگر کارها بازبمانید.
- به تأخیر نینداختن کارها: ممکن است کاری پیش بیاید که مجبور شوید آن را دیرتر انجام دهید اما این مسئله نباید برای شما تبدیل به عادتی همیشگی شود. سعی کنید کاری را که انجامش باعث سبک شدن برنامه و فکر و خیالتان می‌شود، حتماً انجام دهید و اجازه ندهید به تعویق بیفتد.
- متمرکز بودن: هنگامی که مشغول کاری هستید سعی کنید فقط به همان کار فکر کنید. اگر تمرکزتان روی کار فعلی نباشد از کیفیتش کاسته می‌شود. چه بسا که مجبور به دوباره‌کاری شوید. بنابراین با تمرکز کار کنید تا زمانتان بیهوده هدر نرود. یادتان باشد که بعدها فرصت دارید فکرتان را دربارۀ مسائل مختلف رها کنید اما الان فقط کارتان مهم است.
- به خودتان استراحت دهید: کمتر پیش می‌آید که کسی بی‌وقفه و متمرکز کار کند و خسته نشود. بسیاری از افراد فقط نمایش می‌دهند که مشغول کار هستند در صورتی که اگر طبق برنامه و متمرکز در حال کار باشید پس از یک ساعت انرژی‌تان پایین می‌آید. بنابراین در برنامۀ خود این را در نظر بگیرید که پس از هر یک ساعت کار مداوم حدود 10 دقیقه استراحت برای تجدید قوا داشته باشید.
ماتریس آیزنهاور
ماتریس آیزنهاور ابزاری کارآمد برای مدیریت زمان است. نحوۀ استفاده از این ماتریس به این شکل است که ابتدا باید فهرستی از تمام کارهایی که انجام می‌دهید تهیه کنید. به یاد داشته باشید که این فهرست باید شامل تمام کارها حتی آن‌هایی که وقت کمی از شما می‌گیرند باشد. وقتی فهرستتان را تهیه کردید نوبت آن است که آن‌ها را دسته‌بندی کنید. به طور کلی تمامی فعالیت‌ها را به 4 دسته تقسیم کنید:
- مهم و فوری
- مهم و غیر فوری
- غیرمهم و فوری
- غیرمهم و غیرفوری
حال باید دید که در هر دسته فعالیت‌ها به چه صورتی برنامه‌ریزی می‌شوند.
- مهم و فوری: اگر فعالیتی در این دسته قرار بگیرد این نشان می‌دهد که یا شما کارتان را مدام عقب انداخته‌اید و باعث شده‌اید که تا این حد فوریت پیدا کند یا از قبل نمی‌توانستید پیش‌بینی کنید که چنین فعالیتی را باید انجام دهید.
برای مدیریت بهتر زمانی که در دست دارید بهتر است کارهای مهم و فوری را در اولویت قرار دهید تا اطمینان حاصل کنید که اصلی‌ترین کار انجام شده است. به یاد داشته باشید که داشتن تعداد زیادی از کارها در دستۀ اول آیزنهاور اتفاق خوشایندی نیست و نشانۀ اهمال‌کاری شما در روزهای گذشته است. پس باید پس از انجام این کارها در فرصتی کوتاه برنامه‌ریزی‌هایتان را به گونه‌ای ترتیب دهید که رفته رفته تعداد فعالیت‌هایی با این فوریت در لیستتان کم شود. در واقع باید سعی کنید قبل از آنکه به لحظات آخر فرصت انجام کاری برسید آن را به اتمام رسانده باشید.
- مهم و غیر فوری: پس از آنکه فعالیت‌های دستۀ اول را به اتمام رساندید اولویت بعدی با کارهایی است که مهم هستند اما فرصت انجامشان را دارید. این فرصت داشتن نباید برایتان خیالی آسوده ایجاد کند چون هرچه زمان را بیشتر هدر دهید بیشتر فعالیت‌های این دسته به سمت دستۀ اول پیش می‌روند و آنگاه دچار کمبود زمان و موقعیت پر استرس می‌شوید. انجام فعالیت‌هایی که در این دسته قرار دارند به شما کمک می‌کند که در مسیر اهدافتان قدم بردارید و احساس ارزشمندی کنید.
- غیر مهم و فوری: این فعالیت‌ها در بیشتر مواقع زمانی در فهرست کارهای ما ظاهر می‌شوند که کس دیگری آن را برعهدۀ ما می‌گذارد. اینجاست که باید با خود بیندیشیم که شاید بهتر باشد گاهی در برابر درخواست دیگران «نه» بگوییم. این فعالیت‌های غیر مهم اما فوری ما را از مسیر اهدافمان دور می‌کند پس بهتر است جلوی آن‌ها را بگیریم. البته گاهی دوستی نیاز دارد که در موقعیتی خاص با ما صحبت کند. این اتفاقات استثنائی وجود دارند و ما هم به دلیل حفظ روابط اجتماعی خود می‌بایست گاهی این فعالیت‌ها را در برنامۀ خود بگنجانیم اما در کل تعداد این فعالیت‌ها نباید زیاد شود.
- غیرمهم و غیرفوری: این فعالیت‌ها هرچه تعدادشان کمتر باشد بهتر می‌توانید زمانتان را مدیریت کنید. هربار که این ماتریس را برای خود می‌نویسید سعی کنید کمتر از این کارها داشته باشید تا جایی که این دسته کلاً خالی شود. بسیار از زمان‌هایی که ما در طول روز هدر می‌دهیم در همین دسته جای می‌گیرند. مثلاً چک کردن پیام‌های گوشی به ظاهر فقط قرار است یک ربع از وقتمان را بگیرد اما به خودمان می‌آییم و می‌بینیم که سه ربع گذشته و از کارهای مهم خود جا مانده‌ایم.
مدیریت زمان مرده
زمان مرده همان زمانی است که بیهوده هدر می‌رود. به طور مثال فاصلۀ بین سفارش غذا تا دریافت غذا زمانی است که بیهوده هدر رفته. یا مثلاً زمانی که در تاکسی هستیم تا از محل کار به خانه برسیم زمان مرده است. در مدیریت زمان معمولاً باید به گونه‌ای برنامه‌ریزی شود که کمترین میزان زمان مرده وجود داشته باشد. به این منظور باید به روشی هوشمندانه از همین زمان‌های بیهوده برای انجام کارهای مفید استفاده کنیم. قبل از آنکه بخواهیم برای این زمان‌ها برنامه‌ای بگذاریم ابتدا باید آن‌ها را شناسایی کنیم. باید یک روز کامل خود را از نظر بگذرانیم و زمان‌های مرده را از دل آن بیرون بکشیم و آنگاه با روش‌های مختلف این زمان‌ها را زنده کنیم!
5 راهکار برای استفادۀ مفید از زمان مرده:
- سریع تصمیم بگیرید: بسیاری از افراد در مواجهه با زمان مرده کاری نمی‌کنند چون می‌خواهند در آینده برای چنین زمانی تصمیم بگیرند. در حالی که این کار اشتباه است. هر زمان که با چنین زمانی برخورد کردید در لحظه به دنبال کار مفیدی بگردید و با انجامش زمانتان را زنده کنید.
- خودتان را تقویت کنید: هیچ کس نمی‌تواند در کاری ادعای کمال کند. در زمان‌های مرده سعی کنید به علم خود در زمینۀ تخصصتان بیفزایید و باعث ارتقا و توسعۀ فردی خود شوید. بسیاری از افراد نمی‌دانند که توسعۀ فردی چیست و هر بار دربارۀ مطالعۀ کتاب از آن‌ها سؤال می‌کنید پاسخ می‌دهند که وقت کافی برای مطالعه ندارند. در حالی که اگر مطالعه نباشد هرگز بر دانش انسان افزوده نمی‌شود و حرف نویی برای گفتن نخواهند داشت. توسعۀ فردی یعنی اینکه مهارت‌های خود را مدام تقویت کنید و جایگاه فعلی‌تان را ارتقا دهید.
- حافظۀ خود را تقویت کنید: بسیاری از افراد به دنبال فرصتی برای تقویت حافظۀ خود می‌گردند. این زمان‌های مرده بهترین فرصت برای تقویت حافظه هستند. تندخوانی و تقویت حافظه یکی از راهکارهای بسیار مفید و چند بعدی است که به انسان کمک می‌کند هم از زمانش به شیوه‌ای هوشمندانه استفاده کند هم حافظۀ خود را تقویت کند.
- به بازبینی کارهایتان بپردازید: گاهی ممکن است از روی عجله کاری را تحویل داده باشید. در زمان مرده این فرصت را دارید که آن را بازبینی کنید و اگر کم و کسری یا اشتباهی در کارتان بود آن را برطرف کنید. همواره می‌توانید بگویید که وقت ندارید و دیگران را هم قانع کنید اما بهتر است به جای آن از همین فرصت‌های کوچک برای انجام کارهایتان استفاده کنید.
- زبان یاد بگیرید: یکی از لذت‌بخش‌ترین و مفیدترین فعالیت‌ها در زمان‌های مرده یادگیری زبان است. بسیاری از افراد در حین رانندگی در مسیر منزل تا محل کار یا برعکس به صوت زبان گوش می‌کنند و به این طریق از زمان مردۀ خود به طور هوشمندانه استفاده می‌کنند.
مدیریت زمان و برنامه ریزی
مدیریت زمان و برنامه‌ریزی دو مسئلۀ مهم و جداناپذیراند. برنامه‌ریزی بدون مدیریت زمان بی‌معناست و هیچ مدیریت زمانی بدون برنامه‌ریزی نتیجه نداده است. برای اینکه بتوانید از تمام 24 ساعت روزتان به خوبی استفاده کنید لازم است تمام وظایف روز را مطابق اولویت‌ها یادداشت کنید و به انجام هر وظیفه زمانی را اختصاص دهید. پس از پایان هر کار جلوی آن در فهرستتان علامت بزنید. این کار فواید زیادی دارد از جمله اینکه عزت نفستان را افزایش می‌دهد چون به خودتان ثابت کرده‌اید که کاری را طبق برنامه انجام داده‌اید و اهمال‌کاری را از خود دور کرده‌اید.
نرم افزارهای مدیریت زمان
امروزه با توجه به اهمیت بسیار زیاد مدیریت زمان، نرم‌افزارهای زیادی در این زمینه ساخته شده است که کمک می‌کند در کمترین زمان شخص یک برنامۀ تمیز و مرتب برای خود داشته باشد. از قابلیت‌های بسیار خوب این برنامه‌ها این است که می‌توان آن را با دیگران به اشتراک گذاشت. مزیت این اشتراک‌گذاری در کارهای تیمی و پروژه‌ای بسیار چشمگیر است و از صرف زمان‌های زیادی که برای هماهنگی‌ها تلف می‌شد جلوگیری می‌کند. در اینجا به معرفی 3 نرم‌افزار مدیریت زمان بسیار کاربردی و شناخته شده می‌پردازیم که بیشتر پروژه‌های کاری به کمک این نرم‌افزارها مدیریت زمان و برنامه‌ریزی می‌شوند:
- Toggl: از این نرم‌افزار هم در گوشی همراه و هم در کامپیوتر می‌توان استفاده کرد. با این برنامه می‌توانید فعالیت‌ها و زمان انجام آن‌ها را مدیریت کنید و تیم تشکیل دهید و اعضاء را به برنامۀ خود دعوت کنید.
- Trello: این برنامه تحت وب است که پروژه‌ها را مدیریت می‌کند و تقسیم کار در آن به آسانی و کاملاً شفاف انجام می‌شود. در ترلو سه بخش مختلف وجود دارد: بردها، فهرست‌ها و کارت‌ها. افراد گروه می‌توانند در هر کارت نظرات مرتبط با همان کارت را برای یکدیگر بگذارند و فایل‌هایشان را آپلود کنند. این برنامه کمک می‌کند که کارهای بزرگ را به چند کار کوچک تقسیم کنید و به این ترتیب انجام آن کارها را شدنی کنید. در این برنامه می‌توانید اولویت هر کار را هم مشخص کنید.
- Wunderlist: این نرم‌افزار هم یکی از بهترین نرم‌افزارها در زمینۀ مدیریت زمان است که استفاده از آن بسیار راحت است و قابلیت‌های زیادی از جمله پوشه‌بندی و پیوست کردن فایل و عکس و… دارد و می‌توان آن‌ها را به اشتراک گذاشت.
نرم‌افزارهای بی‌شمار دیگری هم وجود دارند که برای برنامه‌ریزی می‌توان از آن‌ها استفاده کرد. نکته‌ای که در استفاده از هرکدام این‌ها باید توجه کنید این است که تا حد امکان کارها را ریز به ریز بنویسید. جزئی شدن کارها عملی شدنشان را تضمین می‌کند.
جدول مدیریت زمان
کلیدی‌ترین مسئله در مدیرت زمان اولویت‌بندی کارهاست. در جدول مدیریت زمان می‌توان مانند ماتریس آیزنهاور به اولویت‌بندی کارها پرداخت. در این ماتریس یا همان جدول می‌بایست کارهای فوری و غیرفوری در محور افقی و کارهای مهم و غیرمهم در محور عمودی قرار بگیرند. به این شیوه جدول به چهارقسمت تقسیم می‌شود و می‌توانید کارها را به ترتیب از مهم و فوری، مهم و غیر فوری، غیرمهم و فوری و در نهایت غیر مهم و غیرفوری تقسیم‌بندی کنید. در این جدول باید تلاش کنید کارهایی که در دستۀ آخر یعنی غیرمهم و غیرفوری قرار می‌گیرند را تا حد امکان حذف کنید.
چرا به مدیریت زمان نیاز داریم؟
به مدیریت زمان نیاز داریم چون تنها راه رسیدن به اهدافمان است. افراد کارآفرین، افراد ثروتمند، افراد اندیشمند و هر کسی که از آن به عنوان شخص موفقی نام می‌بریم همگی در زندگی مدیریت زمانشان را به دست گرفته‌اند و اجازه ندادند وقت ارزشمندشان صرف کارهای بیهوده شود. بنابراین ما هم اگر در زندگی خود هدفی را دنبال می‌کنیم باید زمانمان را مدیریت کنیم و بدانیم که هرچیزی که از دست می‌رود روزی به دست می‌آید اما زمانی که رفته دیگر برنمی‌گردد.
هنوز دیدگاهی برای این مطلب ثبت نشده است.